L’ère des contrats sur support papier tend à prendre fin. Actuellement avec la dématérialisation des documents, plus besoin de rencontrer directement le salarié pour leur signature. En plus de dénicher de nouveaux talents grâce aux réseaux sociaux il devient possible, grâce à internet, de conclure un contrat d’embauche en ligne. Mais cela nécessite bien évidemment le respect d’un certain nombre de conditions. En effet, de simples articles sur une feuille blanche n’auront pas de valeur juridique quelconque. Ce guide va vous aider à envoyer des contrats d’embauche électronique en bonne et due forme.
Remplir les conditions de validité d’un contrat d’embauche électronique
Il y a des conditions sine qua non pour qu’un contrat soit valide en la forme. Il n’y aura pas d’exception même si ce dernier est dématérialisé. En tout cas, l’écrit sur papier n’est plus obligatoire.
Un contrat électronique est valable
Le Code civil a été modifié pour s’adapter à l’ère du numérique. Dans son article 1125, il dispose que le contrat dans sa version numérique est désormais tout à fait légal et valable. Rien n’empêche par conséquent un employeur, après un entretien ou une réunion en ligne de conclure un contrat d’embauche directement via mail ou autre application. L’article 1127 précise qu’il est nécessaire alors que le support électronique soit modifiable par le destinataire avant signature. Il est aussi nécessaire qu’il soit protégé des éventuels vols de données. Pour cela, il suffit de l’envoyer via partage de fichier sécurisé.
Un contrat électronique contient certaines mentions obligatoires
Avant d’être envoyé, un contrat d’embauche électronique doit d’abord contenir quelques stipulations importantes. Il est nécessaire qu’il présente les différentes modalités à suivre pour la conclusion de l’acte en question. Le non-respect de cette règle entraîne la nullité du contrat tout comme le fait de ne pas prévoir des options de correction pour le destinataire. Cela vaut aussi lorsque le contrat n’est pas en français et le droit applicable.
Signature et mode d’envoi du contrat d’embauche numérique
Il est tentant d’envoyer le contrat d’embauche par mail classique. Pourtant, cela soulève quelques problèmes, car le contenu du message électronique peut être modifié facilement. Il existe d’autres méthodes plus sécurisées comme le cloud par exemple. La méthode d’envoi importe peu tant que cette dernière est sécurisée. Tournez-vous vers des solutions comme celles développées par Oodrive par exemple.
Le point important sur lequel être vigileant concerne surtout la signature car sans celle-ci, le contrat ne vaut pas grand-chose. La signature électronique pdf est désormais admise mais d’après le règlement eIDAS n° 910/2014 celle-ci doit remplir 3 conditions :
- Il faut qu’elle soit apposée sur le document dans son intégralité.
- Elle doit permettre l’identification du signataire
- Elle doit être dotée d’un certificat électronique.
Il est alors tout à fait possible d’envoyer un contrat d’embauche via messagerie ou application dédiée. Il faut juste s’assurer que le destinataire puisse signer en toute sécurité. Cela se réalise en général avec le respect des règles en vigueur. Il doit être protégé des éventuelles erreurs et modifications à son insu. D’où l’apposition d’une signature électronique.